Tapahtumajärjestäjän Unelmaa ja Toimistohommia

Unelmoitko joskus hervattomista bileistä, jotka jatkuvat juuri niinkuin itse suunnittelet? Kiinnostaako ilmainen lippu bileisiin?
Haluatko paljon kavereita?
Mainetta ja mammonaa?

Hei, tervetuloa järjestämään tapahtumia!

Tapahtumajärjestäjän arki on ihan toista kuin miltä se päältäpäin vaikuttaa.

Olin ihan oikea tapahtumajärjestäjä “nuorempana” järjestäen luennot, pippalot ja kaikkea siltä väliltä vakuutusalalla £32k vuosipalkalla Lontoon ytimessä. Palkkani ei sisältänyt muita kivoja ekstroja kuten shamppanjaa, hienoja viinejä ja kolmen ruokalajin lounaita tai illallisia noin kolmesti viikossa sesonki aikaan. Nämä olivat ekstroja – ns. “perks of the job”. Kuulostaa ekstrovertin pippaloinnokkaan tyypin unelmalle, eikö vain? No sitähän se noin 25-vuotiaan mielestä olikin sen 3 vuotta opiskelujen ohella (tein silloin osa-aikaista maisteria). Mutta, kaikkeen, aivan kaikkeen, voi kyllästyä tai saada tarpeekseen…

Toimistolta päivää!

Minulla oli elämäni paras pomo, 65-vuotias entinen laivaston kapteeni (Falklands saaret seilanneena), joka ohjasi toimistoa laivaston tavoin. Hän puolusti omiaan, puhui suoraan ja osasi juhlia pientäkin voittoa tai yleensäkään jos juhlimisen aihetta oli ja sitähän oli. Aurinkoisen päivän kunniaksi hän usein päätti että lounasajan jälkeen tarjoillaan skumpat ja mansikat kun on ensin rosvottu kokouksen jälkeinen canape-tarjoilun ylijäämät. Ylijäämiä oli aina, koska hän tarkoituksella tilasi ekstraa. Sitten kesken ‘juhlinnan’ hän ilmoittaa suuren ilouutisen kuin Paavi konsanaan: Voimme sulkea toimiston kello 15.00 (17.00 sijaan), koska hän on hyvällä tuulella. Muistan myös kun Lovelane-kadulla toimistorakennuksemme parvekkeella juhlimme synttäreitäni kesäkuussa koko toimiston voimin (6 henkeä) ja poksuttelimme ylijääneet shamppanjat parvekkeella korkkien lentäessä mitään aavistamattomien sivullisten joukkoon.

Tällä maailman parhaalla pomolla oli myös varjopuolensa ja hän myös juhlimisen lisäksi osasi laivastotaistelun tapaan manipuloida komiteat ja pelata työntekijänsä englantilaiseen tyyliin varmistaen sen että kaikilla oli hymy naamalla huolimatta siitä että 10 tikkaa tökötti jokaisen selässä ja hirrenköysi roikkui löysästi kaulasta. Kyllähän tuon nyt suomalaisella sisulla kesti kun kekkerit olivat mitä parhaimpia. James Bond pileistä vuosittaisiin Gaala-tapahtumiin Hyde Parkin hienoissa hotelleissa (kuvissa).

 

 

Tapahtumajärjestäjän arki on paljolti budjettien pelailua ja miettimistä mitä rahalla saa mistäkin. Neuvottelut kaikkien osapuolien kanssa ja “brown nosing” voivat kestää useamman viikon kun kaikilla on oma näkemyksensä milloin, missä, monelta ja kenen naamat kutsutaan mukaan sillä välin kun osapuolet osallistuvat taas perinteiseen tikanheittoon jossa toisen selkäydin on napakymppi.

Jopa istumajärjestys lounaille ja illallisille entisessä duunissani oli kuin Game of Thrones episodi ja yritimme välttää moukareita otsassa ja miekkoja selässä. Ideana olikin että kaikki viedään kunnialla loppuunsaakka ja ettei negatiivistä palautetta olisi. Karu totuus tapahtumapuolella on että kakkaa saa tuutista kerrakseen aina, oli tapahtuma mikä hyvänsä. Kullalla vuoratut tuolit ja kalleimmat ruuat ja juomat eivät auta kun osallistujana on ihmisiä jotka etsivät virheitä toisten toimista. “Voi kun ei tuolit olleet pehmeät, Grand Cru ei ole juhlajuoma, seura ei ollut mukavaa (huom. oman firman pöydässä!) ja tarjoilija ei lakaissut leivänmuruja alkupalakeiton jälkeen harjalla pöydältä”. Kaikkea on kuultu ja hulluksi melkein luultu kun jokainen yksilö ja valitus otetaan huomioon. Yritäpä siinä sitten naama peruslukemilla pyydellä anteeksi kun yhdeltä ihmiseltä tunnelma lätistyi hetkessä leivänmurujen takia. Itseäni lähinnä aina nauratti tilanteet ja teki mieli ottaa “Homer Simpson”-ote kauluspaidasta, mutta kun ei voi. Näissä tilanteissa syyllistyi siis itsekin sen englantilaisen henkiseen tikanheittoon ja sadatteli osallistujan asenteen työkaverilleen.

Tuossa duunissa tulin miettineeksi että onhan tämä hauskaa, mutta viekö tämä minua yhtään eteenpäin elämässä? Opiskelin tuolloin työpsykologian maisteria ja eihän tämä duuni ollut yhtään siihen liittyvää. Aiheesta Charismatic Leadership (karismaattinen johtaja) taisin saada erittäin hyvät arvosanat, sillä kirjoitin sen melkein pomostani lisäten tieteellistä näkökulmaa aiheeseen. Muuta duuni ei antanut kuin maallista iloa ja hilpeitä pippaloita. Jos en olisi vaihtanut omaan alaan niin todennäköisesti olisin jo asiakkaana painonvartioissa ja AA-kerhossa (vaikka eipä tämä nykyinen elämäntyyli kyllä kaukana nykyäänkään ole – postaa myöhemmin aiheesta expat “kotityttöystävä”).

Lähdin siis pankkimaailmaan töihin, Citystä Canary Wharfille ja eipä tästä kauan mennytkään kun tapahtumia oli taas ikävä ja olinkin järjestämässä pippaloita Lontoon suomalaisten yhteisössä. Tein näitä vapaaehtoisesti työn ja opiskelun ohella. Tämä olikin hauskaa ja varsinkin alussa kun noviisina “piireissä” en tuntenut porukkaa ja vastuuni oli pienempi. Harmittavasti, ystäväni muuttikin pois Lontoosta ja yhtäkkiä olinkin yksin vastuussa järjestelyistä paikanpäällä.

Tapahtumiahan Lontoossa riittää. Näistä mainittakoon pikkujoulut, vaput, juhannukset, rapujuhlat ja “one-off” isot tapahtumat kuten Olympialaiset (2012) kaiken muun Scandi-tarjonnan lisäksi.

Näin yksityishenkilönä pippaloiden järjestely, joissa tarvitaan paikka (ravintola tai baari) pelkän puistojuopottelun sijaan, ei ole mitään helppoa. Ensinnäkin yksityishenkilönä ei ole mitään organisaatiota johon voisi tukeutua ja rahavaroja joita voi laittaa likoon tai ottaa suurempaa riskiä. Neuvottelut ovat tripla “nose browning”-luokkaa, missä paikan vuokraus pitää saada ilmaiseksi tai “minimum spend”-tyyliin erittäin alhaisesti. Vaikka suomalaiset ovatkin aikamoisia party eläimiä niin en voi olettaa että jokainen ostaisi baarista juomia ja/tai ruokia £50 edestä, mutta tämä on usein karu todellisuus mitä baarit vaativat sillä asiakaskunta Lontoossa ei ole mitään penninvenyttäjää yleensä.

Halvimmat minimispendit ovat joskus olleet juuri £4-5k luokkaa ja tämäkin ehkä jo vanhaa tietoa sillä viimeisin neuvottelemani minimi spendi alkusumma lähti reippaasti yli kymppitonnista. Kaikissa pippaloissa tämä tarkoittaa sitä että jopa sadalla hengellä on olemassa suuri riski. Eikä se välttämättä ole kaikki, piilokustannuksia tulee puskista. Miten olisikaan 12.5% service charge? Jos näitä ei ajattele ja laske hintoihin mukaan niin huomaa että oma lippu juhliin maksoikin sen tonnin ja fiilis ei ole kovin voittaja.

Suomen Olympia 2012 Tukikohta pippaloissa.

Kertaakaan ei ole onneksi vielä noin käynyt, mutta neuvotteluvaiheessa on tietysti outoa kun näitä joutuu selvittelemään ja paikan tapahtumakoordinaattori muodostaa jo omia mielipiteitään kyseisistä juhlista kun joka penniä lähdetään venyttämään suuntaan mikä heille baarina tai ravintola ei ole kovin mieluisa eikä välttämättä tuottoisaa.

Entäs sitten kun kaikki on neuvoteltu, sopimus pippaloista allekirjoitettu, oma luottokortti takaamassa minimi spendit sun muut? Loppuhan tulisi olla aivan aallon harjalla surffailua skumppalasi kädessä innokkaana iltaa odotellessa.

Väärin, kultaseni. Nyt alkoikin tapahtumajärjestäjän omat mentaaliset “kriisi vaiheet”:

  1. Uskon heikentyminen: Kun pippaloita on suunniteltu ja prepattu ihmisten toiveiden mukaan ja kukaan ei sitten tykkääkään “eventistä” HETI sosiaalisessa mediassa. Worst of all, joku kertoo että muilla tahoilla onkin samat bileet samaan aikaan! D’oh!
  2. Paniikki: Perustuen edelliseen, miten ihmeessä saamme liput myytyä ja porukan paikalle? Pitääkö perua?
  3. Marttyyrius: “Anna olla viimeinen kerta kun järjestän yhtään mitään….”.
  4. Toivollinen yritys: Kai sinne nyt joku tulee kun halusivat pippalot josta seuraa pakkomielteinen Sometus ja privaviestien lähetys (Anteeksi tästä). Kuten myös tunteiden purku nyt tänne blogiin.
  5. “Kyllä tämä tästä”-vaihe: Lippuja myyty 20kpl ja joten edes kaverit tukevat.
  6. Uusi paniikki: Lipunmyynti hidastui kaverien jälkeen. Paluu vaiheeseen 2.
  7. Viimeinen yritys ja hampaiden kiristys.
  8. Helpotus: Enää ei voi mitään muuta tehdä. Suurinosa lippuja myytiin.
  9. Järjestys stressi: Illan materiaalien,  ruokalistojen, avustajien ja paikan kanssa. *Tässä vaiheessa jotkut heräilevät kyselemään “mahtuuko vielä mukaan?”, vastaus on usein “EI”, mutta vääntämällä voi mahtuakin.*
  10. Finaali – nyt on tapahtuman aika ja voi nauttia… vai voiko? hetkinen ei tämä tähän loppunut…
  11. Huolenpito: “Onko kaikilla hauskaa” / “onko joku yksin” / “missä ruuat, juomat, tarjoilu, musiikki…” / “miten kaikki selviää kotiin?” IIK!
  12. Jännitys ja tärinä: aamulla palautteen puintiin univelkaantuneena ja viiniä nauttineena. Pitikö budjetti vai ei?
  13. “Lessons learned” kehiin jolloin aamufiilingin jälkeen näytän Roope Salmisen koiralle ja päässä soi “Madafakin darra”: ei ikinä, ei ikinä enää…”

Muutaman kuukauden päästä onkin jo olo että taas voisi kiduttaa itseään uudestaan. Jotain jännitystä elämään kai tämä on, sillä vaikka rokkaankin välillä niin

olisihan se tylsää itsekseen olla bileissä!

  Tervetuloa kommentoimaan ja jakamaan kokemuksia!

SEURAAVA TAPAHTUMA:

Saa ehdottaa!

 

MENNEET TAPAHTUMAT:

Lontoon suomalaisten Suomi 100 juhla ja pikkujoulut 2017. Lisäinformaatiota Suomaailmalaisen Facebook tapahtumassa ja lippuja voi ostaa täältä

Kiitos kaikille lipunostaneille – Tapahtuma loppuunmyytiin 5. päivässä… Kiitos ja kumarrus jo etukäteen tuesta!

Lontoon suomalaisten rapujuhlat 2017. Lisäinformaatiota Suomaailmalaisen Facebook tapahtumassa .

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.